“北京人之家”會所值班守則
( 於 2006 年 9 月 11 日常務小組書面通過 )

“ 北大人之家 ” 會所值班守則
值班人員需恪守職責，嚴格執行以下守則

I. 值班安排

• 值班時間：星期一至五下午 2:00 – 5:30
• 秘書長在每月 25 日前，應根據自願報名值班人員的意願，進行協商調節，編排下月份值班表。在執行值班中如原定值班員因事未能值班，應先行和其他值班人員商議互調，自行解決。如未能調換，則通知秘書長設法安排。

II. 值班須知

• 值班者應配備門匙，自行開門，首先檢查會所表面狀況，如發現異樣，即通知梁寶鎏會長，高峰常務副會長或岑超南秘書長。檢查以下項目：辦公桌抽屜中的校友會小章，( 如沒有，即通知秘書長 )；值班日誌；會場租出時間表；各理事留言等。
• 下班時必須關冷氣，電腦及一切電源，關窗戶，鎖門。

III. 值班工作

• 查閱值班日誌，如有交待本班需處理的事項，應著手處理。
• 接受來訪，代表校友會接待來賓，根據校友會簡介和資料介紹校友會概況。如需校友會主要負責人接待，即通知有關主要負責人。
• 接聽來電：首先收聽來電留言，並處理。對一般查詢，可根據校友會簡介和資料介紹校友會概況。作記錄，如來電找其他理事或會員，則記錄來電，並轉告被找者。但不可向來電者透露其他會員的資料 ( 理事查詢除外 )；下班時把電話調到來電留言錄音。
• 接受各項活動的電話報名，詳細登記活動報名冊，並連同租場者和活動主持人的通信資料放入活動主持人文件夾中，急事即時通知主持人。根據印出的宣傳資料向報名者解釋活動內容，如需查詢更詳細資料，可請其與活動負責人直接聯絡。
• 收來信：如屬校友會公務信件。值班人員可開拆。並通知或留交有關人員處理。如屬校友會信件，放在秘書處文件夾中，其餘資料放在空文件夾中。如信件列明由某理事或會員收閱，值班人員應即通知收件人前來領取。
• 收來件或掛號信，可用校友會小章。
• 協助大批郵寄工作和用電話通知理事或會員開會事宜。
• 在值班中應受理租場事宜，亦代收租場費（日間每小時 50 元，晚間每小時 60 元，兩小時起計）和會費等。應寫明內容，連同現金或支票封在信封放在司庫文件夾中，並電話通知司庫。
• 值班中如出現重大事項，即通知梁會長，高常務副會長或秘書長。

IV. 值班日誌

• 詳細填寫值班日誌，日誌內容包括會所中發生的一切重要活動，包括：收發電話，收發函電和物品，對外聯系，活動過程，活動報名或會所出租，下一班需辦事項等等
• 值班人員在下班時在日誌上簽字。

V. 租場

• 值班員受理租場後，應即時在月歷牌上標出租用時間，並在旁寫下租場者和活動主持人的電話。同時通知高峰常務副會長及秘書長，安排為租場者開門。

VI. 此守則於常務小組通過後即時執行，如有未盡之處，可由常務小組不時修訂。